Aanbesteding: scanvoertuigen als service in Den Haag

Scanauto Frank Jansen

Voor het controleren van geparkeerde auto's gebruikt de gemeente Den Haag scanauto's. Aangezien het huidige contract afliep, was het tijd voor een nieuwe aanbesteding. Wij hielpen bij het in kaart brengen van de wensen en begeleiden deze aanbesteding.

Scanoplossing als service

Den Haag is een aantrekkelijk stad voor bewoners, bezoekers, dagjesmensen, strandgangers, actievoerders en politici. Veelal komen deze mensen met de auto naar de Hofstad en parkeren ze op straat. Daarvoor betalen zij parkeerbelasting. De gemeente Den Haag handhaaft op het (fiscaal) parkeren in de stad ten behoeve van een effectief parkeerbeleid. Daarvoor beschikt de gemeente over handhavers die controleren of parkeerders hebben voldaan aan hun belastingplicht, oftewel of ze betaald hebben voor een parkeerrecht.

Hiervoor maakt de Handhavingsorganisatie van de gemeente Den Haag sinds 2016 gebruik van scanvoertuigen en (opvolg)scooters waarmee kentekens worden gefotografeerd. Op basis van deze foto’s wordt vervolgens gecontroleerd of er een geldig parkeerrecht is. Dat gebeurt via een database waarin alle parkeerrechten staan. Indien er geen sprake is van een geldig parkeerrecht dan wordt een naheffingsaanslag opgelegd aan de eigenaar van het geparkeerde voertuig. Dat kan gebeuren op locatie door een handhaver, maar in de meeste gevallen gebeurt dat op afstand van achter een beeldscherm.

Een nieuwe aanbesteding

Omdat de bestaande contracten voor zowel het voertuig, de dakkoffer met scantechnologie als het softwareplatform ten einde liepen was de gemeente Den Haag aan zet om een nieuwe aanbesteding in de markt te zetten. Goudappel heeft de gemeente hierbij vanaf het begin geadviseerd.

Allereerst is geanalyseerd wat de best passende oplossing is voor de organisatie. De uitkomst hiervan bleek dat de gemeente geen behoefte meer had aan losse contracten voor het delen van een handhavingsoplossing. Dit leverde namelijk vooral veel extra werk voor de gemeente op omdat zij eindverantwoordelijk leek voor de koppelvlakken tussen de deeloplossingen van leveranciers. In de praktijk betekende dit dat als iets het niet deed (bijvoorbeeld wanneer de foto’s uit het voertuig niet binnenkwamen op het softwareplatform), de gemeente moest achterhalen waar het misging.

Daarnaast bleek dat er eigenlijk ook geen behoefte meer was aan het kopen van eigen voertuigen, techniek en software, maar dat het veel aantrekkelijker is voor de gemeente om een totaaloplossing als dienst in te kopen. Een totaaloplossing waarmee de gemeente een middel in handen krijgt om te kunnen doen wat ze moet doen, namelijk handhaven. Een oplossing die gegarandeerd werkt op de momenten dat de organisatie het nodig heeft omdat de juiste afspraken zijn gemaakt over de beschikbaarheid van het systeem. Kortom: de gemeente was op zoek naar een totaaloplossing die wordt aangeboden, onderhouden en doorontwikkeld door de partij die dat het beste kan: een marktpartij.

Goudappel heeft gedurende het hele traject de projectleiding verzorgd en verschillende afdelingen binnen de gemeente bij elkaar gebracht: van informatiebeveiliging tot boa’s en van dataspecialisten tot de afdeling bezwaarafhandeling. Dat alles om alle wensen en eisen te verzamelen en de aanbestedingsdocumenten op te stellen (waaronder het contract en programma van eisen). Zo hebben we de aanbestedingsprocedure inhoudelijk begeleid tot aan de implementatie.

Het eindresultaat: totale ontzorging

Het eindresultaat van de project is een gemeente die volledig ontzorgd wordt doordat de leverancier zorgdraagt voor het geheel. Zo rijdt de gemeente Den Haag sinds november 2021 met gloednieuwe elektrische state of the art scanauto’s en scooters rond. Daarnaast beschikken ze nu over een toekomstbestendige oplossing die kan meegroeien met de stijgende vraag naar scancapaciteit en behoefte aan extra functionaliteiten zoals bijvoorbeeld het detecteren van afval naast containers en kapotte straatverlichting.

Opdrachtgever: Gemeente Den Haag
Periode: 2019 – 2021

Meegewerkt aan dit project: Krispijn Klein Nagelvoort | Niels Voogt | Gerard Zoer