Begeleiding bij inkoop en implementatie nieuw parkeermanagementsysteem WTC

Parkeermanagementsysteem

Nederland kent een veelvoud aan parkeergarages met elk zijn eigen gebruikers. Zo kan de hoofdzakelijke gebruiker een bewoner, recreant, centrumbezoeker maar ook een zakelijk bezoeker of huurder van een kantoorpand zijn. Iedere gebruiker heeft andere eisen rondom de functionele beleving van parkeren.

Een belangrijk deel van de parkeerbeleving komt voort uit de parkeer- en toegangsapparatuur die de gebruiker ondersteunt bij het vinden van en betalen voor een parkeerplek. Die apparatuur en de managementinformatie die de apparatuur oplevert voor de eigenaar/beheerder, noemen we een parkeermanagementsysteem (PMS).

Parkeermanagementsysteem WTC Amsterdam

Onder de gebouwen van World Trade Center Amsterdam (WTC) in het hart van de Zuid-Amsterdam, ligt een parkeergarage die parkeerplek biedt aan 330 nationale en internationale bedrijven en aan recreatieve kortparkeerders en bezoekers van de kantoorpanden. Het gaat in totaal om 1200 parkeerplaatsen.

Het huidige parkeermanagementsysteem (PMS) was aan vervanging toe. CBRE IM (eigenaar van WTC) vroeg ons daarom om te helpen bij het inkopen van een nieuw PMS en ontmantelen van het oude PMS. Daarbij waren innovativiteit en flexibiliteit de kernwoorden en was een belangrijk doel het verhogen van de parkeerbeleving voor de verschillende gebruikers.

Het nieuwe PMS moest bijvoorbeeld parkeren voor huurders, hun bezoek en recreanten en andere kortparkeerders vergemakkelijken.

Begeleiding van het inkooptraject

Om dit te bereiken, hebben we een volledig bestek geschreven met een functioneel programma van eisen voor een uitgebreid PMS en beheer en onderhoud van dit PMS in de vorm van een raamcontract.

Hierop hebben vervolgens drie partijen een aanbieding gedaan, waarvan aan één uiteindelijk is gegund. CBRE heeft zo een geschikte leverancier gevonden die innovatief sterk, technisch kundig en flexibel genoeg is om een langdurig contract mee aan te gaan. Binnen het opgestelde raamcontract kan flexibel omgegaan worden met uitbreiding van het PMS en het beheer en onderhoud.

Implementatiemanagement

Naast begeleiding van het inkooptraject hebben we ook de implementatie van het nieuwe PMS op ons genomen. Hierbij waren we de spil tussen leverancier, opdrachtgever, beheerder en huisleveranciers. In een complexe omgeving met veel partijen, een uitdagende planning en een ambitieus nieuw PMS hebben we samen de realisatie van het PMS waargemaakt. We doorliepen hierbij het hele aanbestedingsproces voor CBRE: van bestek tot gunning en van gunning tot realisatie.

Inmiddels werkt het nieuwe PMS naar tevredenheid. Huurders kunnen nu via een portal kentekens koppelen aan abonnementen, bezoekerskaartjes op rekening laten bijschrijven of overboeken naar de eigen ‘pool’.

Belang van vakinhoudelijke kennis

Dit project bewijst de meerwaarde van zowel vakinhoudelijke kennis als kennis van het proces rondom inkooptrajecten. Door onze ruime kennis op het gebied van aanbestedingen en parkeermanagementsystemen hadden we alle tools in handen om dit project van A tot Z te begeleiden.

Een belangrijk aspect naast vakinhoudelijke kennis is (tijdige en volledige) communicatie over de planning, de aard en impact van de werkzaamheden en kosten en afwijkingen hiervan. Communicatie kan een project waarin sprake is van een ‘open winkel’, zoals in deze specifieke situatie, maken of breken. In dit project is dat naar tevredenheid gebeurd, wat zorgde voor een prettige samenwerking tussen opdrachtgever en de overige betrokkenen.

Opdrachtgever: CBRE Investment Management
Jaar: 2022